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  • 集中采购案例:一次桶装水的集中采购,年度节约200多万

    类别:工业产业       2020-01-14 | 224阅读       标签: 供应链    采购   

    桶装水,每家企业都可能买过,不起眼、金额低。通常由某位行政人员负责采买,各个环节包括供应商选择、谈价格、签协议、供方定期送,也可能由企业身强力壮的男员工负责换桶,按月结算。国内知名的电商企业J各个分子公司的桶装水之前由其自行采购:一方面涉及的采购金额低,在企业内比桶装水采购金额高的项目比比皆是;另一方面,桶装水有明显的地域特征,由于运输半径的原因,只能在当地选择供方。这就造成了桶装水品牌多、规格难统一、价格难统一等问题。

    集中采购案例

    J在对各地分子公司进行审计时发现,桶装水采买上有违规、不规范行为:一是价格虚报,即大企业集中购买,却用市场零售价结算;二是数量虚报,供方当月送了30桶,却上报45桶,因为桶装水算耗材,所以没人会去查一个月到底消耗了多少;三是赠票不报,买30桶,送5张水票,没入账,被个人使用了。一桶水一般10~20元,似乎金额不大,但由于天天发生,每个办公场所都在消耗,一年下来仅J在华南大区桶装水费用就超过了300万元,全集团一年支出超过1000万元。审计部门出具审计建议,为规范管理,建议集团出面,对桶装水进行集中采购。

    没做过采购的领导会觉得:这还不容易,下个行政命令,集团把量集中起来,统一招标,确定供应商不就完了吗?这有些想当然了。桶装水确实是没有技术含量,但这并不意味着桶装水的集中采购没有技术含量。当真正操作起来,你会发现困难重重。看不到风险点就集上来,集的都是烫手的山芋。桶装水的集中采购,至少要考虑下面这4个问题:

        (1)品牌规格如何确定?

        (2)价格如何确定?

        (3)集中采购的供应商如何确定?

        (4)集团、分子公司、供方之间的流程如何确定?

    现有的桶装水供方几乎都是本地的,选哪几个品牌、选什么样的规格标准都会有很大争议。越是简单的东西,各分子公司、各部门选择的标准就越不统一;每个地区水源、物流、经济都会影响桶装水的定价,很难确定合理的价格;集团定了供应商,定好价格,但本地供应商的绩效如何监管?如何保证数量不虚报?集团与分子公司之间、供应商之间如何衔接?谁来付款?怎么付?这些都是难题,仅靠一个制度很难产生应有效果。怎么办?J采购负责人抓住了需求集中的“牛鼻子”,对用户需求重新分析与定义,这成为桶装水集中采购的突破口。在集中采购时,下列问题的思考方式会很有借鉴意义:

        问题:各分子公司到底为什么要买桶装水?

        回答:员工口渴要喝水,水质要干净,且要是开水。

        问题:所以大家要的不一定是桶装水,而是干净的开水,对吗?

        回答:对。

        问题:干净的开水除了桶装水,还有哪些解决方案?

        回答:还可以用净水机来接自来水进行净化,就像机场用的净水机。但各地购买净水机,后续会涉及维修服务,还要投入成本。

        问题:净水机与维修服务可以外包吗?

        回答:可以租赁。与净水机厂家签订年度租赁合同,由供方负责日常维护和维修,包括更换新产品,J按月付费。其好处是减少固定费用的投入,减少后续运营维护的成本,省事省心。

        问题:如果用租赁净水机代替购买桶装水,全集团推行和分步推行哪一个更稳妥?

        回答:建议先选华南区作为试点,待方案成熟后再向集团全面推广。

        一起:那我们去准备资料,统计各分子公司需求量,设计集中采购方案。

    华南区一年关于饮用水的总采购金额从300多万元降到了100万元左右,采购成本节约超过200万元,降本比例约为60%。同时,办公室的人更省心,不用和桶装水厂家打交道,省去换桶、统计用量、报费用等大量工作,节约了大量人力。集团实现了阳光化采购的要求。

    点评:J对桶装水的集中采购,分别使用了需求集中、采购集中、管理集中、供应商资源集中。其中需求集中是源头,是关键。需求集中之后,才有可能进行采购集中、管理集中、供方集中。本案例中J通过需求分析,改变了原采购物资的性质,从实物采购变为服务采购,为公司节约了大量人力成本与采购成本。集中采购之前,要把集团与分子公司权责与流程如何衔接想清楚,否则集中上来之后会怨声载道,甚至会影响整个企业的业务发展。对于集中采购,审计部门往往是最有力的支持者,双方在阳光化采购与廉政建设上的一致性,使采购部门与审计部门可以互相呼应,成为友军。


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