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  • MRO采购,人少活多满意度低怎么办

    类别:工业产业       2020-01-13 | 255阅读       标签: 采购   

    企业初期,采购部门的工作重心在于保证生产,主要采购物资为BOM(物料)与MRO(维护、修理、运营)相关物资。与BOM相比,MRO采购虽然金额偏低,仅占采购总额的200'0左右(基建占大头,但大多由项目部负责),但工作量往往占采购部门工作总量的80%。由于企业对MRO采购重视不足,投入人力偏少,往往会导致MRO采购人员工作过载。笔者曾在一家世界500强车企做内训,问及对MRO采购的感受,一名MRO采购工程师回复道:“生不如死,我是公司加班最多的人,也是被投诉最多的人”。而内部客户则认为,采购人员效率低、买得慢,他们对采购部门满意度很低。大企业相对来说部门与流程健全、人员素质相对比较高,但依然存在上述状况,中小企业的MRO采购水平可想而知。很多从业人员陷入职业迷茫,MRO采购的出路到底在哪里?

    MRO采购之所以难,是因为MRO物资具有以下特点。

    (1) MRO物资品类多而杂。不同于BOM的计划性与规律性,MRO采购涉及的项目与物资多而杂,从抹布到设备、从备品备件到化学药剂、从劳保防护到五金工具,且有相当比重是一次性采购,不具有重复性,所以采购人员每天都在未知的领域遨游,很难成为专家。

    (2)在需求时间上,缺乏计划性,紧急采购成为常态。内部客户在做计划时,往往不考虑采购的时间,导致采购申请单“需求时间”栏都增写的是“紧急”。有时用一个“急”已不足以表明急的程度,要写三个“急”并加感叹号表明此单真的很急。外企申请单上ASAP(as soon as possible)常见,民企、国企经常写“越快越好”。有时内部客户上午提采购申请,中午见面就问:“东西到了吗?”

    ( 3)在采购流程上,要经过多人签字审批,流程冗余。一个采购申请要经过内部客户提出需求、写采购申请单(PR)、主管审批、转到采购,采购向供应商寻源、询价、谈判、签订合同,再到货验收、入库领用等多个环节。一些企业部门主管只管签字,不管审批,从而导致流程更长。流程不区分物资,金额2元的物资与金额2 0万元的物资走相同的流程,都要三家比价。

    (4)在需求规格上,内部客户描述不清。“规格见生产线设备…‘规格见样品”等描述形式是常态。采购需要二次确认,而由于规格不清,物资的验收就缺乏标准,只能靠人为判定。经常在验收结果上出现争议与扯皮现象。

    (5)在MRO物资领用、使用、库存管理上要跨部门,缺乏有效的沟通与监督。有时很急的需求,放在仓库里一两周没人领。年底盘点出现呆滞物资,找不出责任人或责任原因。企业案例:3个MRO采购员,3000张采购申请单拖延的背后蔡利娜入职了一家正处在筹备期的外企,任采购经理。刚上任就发现要救火。采购部配备了3个MRO采购员,但积累了3000张采购申请单,有的申请单已过交期3个月。由于申请的物料未能及时买回,造成不少项目延期,各部门对采购部抱怨极大。而询问这3位采购员,他们也一肚子委屈:申请单都是加急的,无法分清轻重缓急;内部客户写的所要物资的规格都是模糊的,几乎都要再确认,本来人手就有限;内部审批流程冗长,有时采购申请写的周五到货,但周五申请单还没批完;每天看几百封邮件,回复各个部门问询,还要参加会议,参加会议就坐在被告席上,承担项目延期的责任……这种情形在筹备期的企业经常出现。其原因是MRO采购缺乏一套高效的采购流程,而高效采购流程的实现关键则是跨部门之间的信息共享。如果内部客户能明白采购流程,采购能给内部客户及时反馈,双方都能看到采购全流程的数据,那么采购工作就会走向良性。蔡经理决定分两步解决MRO采购管理难题:一是将积累的3000张采购申请单清理掉;二是建立一套MRO采购信息共享平台,优化流程,提高效率。

    积累的3 000张采购申请单如何处理?很多小伙伴认为,第一步要做采购物资分类。蔡经理首先做的是需求再确认。她将采购申请单按申请人汇总分类,让采购员与申请人重新确认,尤其是哪些物资现在的项目已经不需要了。结果有40%的项目被删掉了。蔡经理对不需要的原因进行统计,发现有三类原因:

    一是由于项目时间原因不需要了。比如,八月十五要给员工发月饼,结果八月十八才把月饼买回来,就不需要了。再比如,由于A项目采购物资迟迟不到,项目团队改做B项目,这时A项目的物资需求就暂停了。

    二是在公司内已经找到了替代品,之前写的采购申请也不再需要了。比如,扫把或小工具,公司之前买过,借用即可。

    三是采购申请写重了。比如,某工程师其实只要1把扳手,担心质量不好,采购申请单上写了2把。等了一个月发现东西没有到,怀疑这张申请单是否被作废了,于是写新的采购申请时,又把2把扳手加进去了。主管每天要签很多字,认为每个申请单上的物资都是生产要的,随手就签了。而这对采购人员来讲,合并同类项,就是4把扳手的需求。注意,当你把东西买回来后,内部客户领用几把呢?1把。剩下的3把即为呆滞库存。

    蔡经理让采购员把剩下的60%左右的物资再按品类属性进行分类,比如把劳保用品分成一类,化学药剂分成一类,五金工具分成一类,这样方便寻找供应商。找到业界实力强的综合服务类供应商,把清单都给他们,借助供应商的专业力量对规格进行确认,采购人员对供应商的报价进行抽查审核。这样,很快就将3000张采购申请单清理掉了,而且比以前采购员购买的价格下降了8%左右。

    将历史欠债清理完,蔡经理开始着手建立MRO全流程,解决内部客户、采购部门与仓库、验收、财务等部门的信息沟通问题。考虑到企业的现实与MRO采购的特点,蔡经理并没有为MRO采购上电子化系统,而是在公司的公共盘里放了一个MRO采购申请跟踪表,给了内部客户、采购人员、仓管员不同的权限,比如查阅、修改等。这个采购申请跟踪表主要由三部分组成:内部客户的采购申请,采购订单执行,仓库接收领用。其思路是制度流程化、流程表格化、表格看板化,如表2-2所示。

    蔡经理开了一个表单的使用说明会,向内部客户说明并推行这个MRO采购申请跟踪表,并明确该表的目的是更好地服务内部客户,打通各部门间的信息壁垒。所以内部客户、采购部门、仓库全要以这张表格为准。一旦大家都维护这张表单,那么内部客户就能看到申请物资的到货时间,也就不会有重复申请的情况了,而采购部也能看到仓库中物资的领用状况。

    采购申请跟踪表

     在这张表格的使用上,还有以下关键点:

    (1)每个部门指定一位专员与采购部对接,这名专员负责本部门的需求汇总与规格澄清,回复部门内对到货期的询问(专员有查阅表格的权限)。这样可避免全公司的人都是采购部的内部客户,在需求端进行了汇总与澄清。

    (2)固定MRO采购周期,每月与内部客户开会,确定各部门下月的采购计划,方便采购部门提前寻找供应商;每周二、周四为采购申请提交的日期,为避免有工程师总是出现紧急申请的情况,经公司批准,紧急采购申请提出者个人要支付50元给采购部,作为加急费用,此举将使紧急申请单数大幅度下降。

    (3)在供应商的帮助下,对规格型号的描述进行标准化,内部客户可以从表格下拉菜单中找到之前写好的规格型号并直接选择,这样既降低了内部客户填写的工作量,也使采购的工作量大幅度减少。因为有历史采购记录与供应商资源,与供应商之间的协作关系也简单多了。

    做MRO采购,会不会给职业增值?答案是“会增值”,但不能一直买买买,而是要思考解决方案,去分析数据并建立流程。


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