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  • 采购系统的4个层级

    类别:工业产业       2020-01-11 | 28阅读       标签: 供应链   

    要想做好采购系统升级,首先需要了解采购系统的构成。

    采购系统从低到高可以分为4个层级,业务层级、管理层级、跨部门协同层级、跨企业供应链协作层级,如图1-4所示。下面一一介绍。

    采购系统的4个层级

    第一层:业务层级

    业务层级即采购具体业务的操作层级,可以细分为两部分:“采”与“购”。“采”从需求管理开始,到品类规划、规格决定、供应商寻源评估、谈判,直到合同签订为止。“采”偏重战略性,重点在于寻源。“购”指根据采购计划,下单、跟催、入库结算,并对供应商的供货进行绩效反馈。“购”偏重操作性,重点在于供应。

    企业因发展阶段、企业规模、文化习惯、管理水平、采购物资特点不同,大抵形成两种业务模式:“采”与“购”一体化的一条龙模式;“采”与“购”职能相分离的两段或多段模式。

    一条龙模式的优点是效率高,少推脱;“采”与“购”分离模式的优点是专业分工,相互制衡,避免采购腐败。无论采用何种分法,业务上必须明确下列问题。

    (1)本企业“采”与“购”哪部分对公司的盈利贡献大?够你的答案:

    (2)本企业采购人员的主要时间和精力是放在“采”上还是“购”上?移你的答案:

    通过调查,我们发现很多企业都认可“采”对公司盈利的贡献大,但很多企业采购人员的时间与精力却放在了“购”上,天天忙着下单、催货、处理内部流程、应付突发情况。而对公司盈利贡献度大、应该放在战略位置的“采”,却无暇关注。由于战略性“采”的缺失,导致操作性“购”也变得混乱。

    第二层:管理层级

    采购是一项业务,采购管理则是一个系统。几乎所有的企业都有采购,但不一定所有的企业都有采购管理。

    采购管理指对采购业务进行策划、控制和改进。具体而言:要制定采购战略,确定部门目标;依据战略与目标,制定业务流程和管理制度;根据业务流程设置组织架构;根据组织架构建立采购团队胜任力模型,进行团队建设、人才培训、绩效考核;最后,用信息技术、电子工具对上述过程进行固化,并在实践中不断优化改进。在这个阶段,采购经理应从具体业务中抽离出来,甚至不做具体业务,专职从事管理性工作,即企业对于采购经理的定位应是一位管理者,而不是一位高级采购员,如图1-5所示。

    管理层级

    第三层:跨部门协同层级

    解决了采购内部的管理问题后,要让采购出绩效,还需做好企业内部跨部门之间的协同。只有基于系统协作,各部门形成共识与合力,企业才能减少因部门墙而引发的消耗,消除因跨部门协作不良造成的过多的品类、过高的标准、不产生价值的个性化定制、不必要的流程等诸多浪费,从根源上降低采购的总成本。

    如果用人来形容采购系统,那么:

     “头”是企业高层管理者,要对采购系统理解并最终决定采购战略与目标。

     “躯干”是采购经理,要承上启下,做好管理工作。

     “手”是采购利益相关方——研发、生产、质量、仓管、财务,这些部门不仅对采购有很大影响,往往还有部分采购

        决策权,好的系统需要利益相关方产生共识与相互配合。

    “腿”是采购业务员,按组织意图,具体执行采购业务。

    如图1—6所示,只有头、躯干、手、腿各部分上下、水平协调一致,企业才能走得稳,不摔跤,大步向前。

    企业内部跨部门协同层级

    第四层:跨企业供应链协作层级

    在内部跨部门协同基础上,企业发现如果离开了供应商的高效协同,企业的采购战略便无法落地,质量、成本、交期也无法得到保障。于是企业开始推行与供应商之间的协作,强化以客户为中心,对供应链伙伴的质量、成本、交期进行联合改善,实现信息共享、管理实践共享,互相支持,互相帮助,全面提高供应链团队成员的凝聚力与协同能力,使供应链成为共赢链,进而打造一个可持续发展的生态系统。这时企业的采购系统已进入供应链管理领域,其管理对象是一个个独立的企业,管理的目的是通过价值创造,实现供应链的多赢、可持续发展。

    需要说明的是,因理念与发展阶段的差异,不同国家、不同企业之间对采购系统的关注度有所不同。日本企业更关注跨企业供应链协作层级;欧美企业往往更关注管理层级,推行战略采购与流程建设;中国国企也主抓管理层级,但倾向于推行集中采购与招标采购,偏重制度建设;中国民企则偏好实用主义,往往老板的想法决定采购系统的未来走向。


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